第一章 总则
第一条 为加强学校数智系统建设，助推一流大学建设，按照《高等学校数字校园建设规范（试行）》《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》（教科信函〔2021〕13 号）等文件要求，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于广州南方学院管理范围内的所有数智系统建设项目。
第三条 学校数智系统建设坚持“应用为王，服务至上”“统一规划，分步实施”“一流标准，一流系统，一流大学”“互联互通，资源共享”“安全可靠，注重实效”的原则。
第二章 管理机构及职责
第四条 学校网络安全和信息化领导小组（以下简称“领导小组”）是学校数智系统建设管理的领导机构，审定学校数智系统建设规划、年度数智化建设项目并报董事会最终审批。学校按照董事会要求，由指定的数智化项目实施专项工作小组负责组织数智化项目实施。
第五条 学校领导小组下设办公室，办公室设主任及成员，办公室常设于信息科技服务中心。办公室负责贯彻落实数智系统建设规划，研究拟定相应实施方案，统筹协调学校数智系统建设工作。
第六条 学校设立数智专家顾问委员会（以下简称委员会）及专项咨询保障经费，委员会成员由信息科技服务中心遴选校内外专家顾问，专家报领导小组办公室审批，顾问报领导小组审批。专项咨询保障经费用于数智化工作的专家顾问咨询费、评审费、考察培训费等。
第七条 信息科技服务中心是数智化工作的具体落实单位，负责初步编制数智化建设规划、数智化需求收集及年度预算收集、组织专家对项目进行可行性论证、向领导小组提交通过初审的数智化项目、落实已有预算项目立项及合同审批流程、组织实施项目具体工作。
第八条 各二级单位（指数智化项目的最终使用单位或业务管理单位）负责提出数智化项目建设需求及经费预算需求，协助项目实施、上线、验收，接受数智化项目评估，并按年度向信息科技服务中心提交相关数智化项目统计数据及使用报告。
第九条 学校数智规划要求全覆盖，学校各单位、所有业务纳入数智系统统一管理，无盲点，统一规划，分步实施。
第三章 项目申报
第十条 数智化项目建设预算按自然年申报，实行“先申报经费审批通过后再建设”的模式，由信息科技服务中心组织开展申报工作，信息科技服务中心人员与需求单位成员共同组织项目组；各类业务项目由领导小组办公室主任与分管业务校领导作为项目学校内总负责人，共同把关业务需求。
第十一条 数智化项目建设需求由二级单位根据业务管理、业务服务、数据共享及功能前瞻性需求等要素，在广泛考察（含试用、调研等）对比同行业市场占有率高的成熟产品和最大程度征询管理人员、业务关联单位、服务对象意见的基础上提出，以确保项目建设完成后能长期适配业务管理及服务需求。所有项目需求需经二级单位分管校领导书面确认。学校各单位所有工作数智系统（包括APP、各类软件及小程序等）等均须纳入学校数智化建设范围，按程序进行申报。
第十二条 信息科技服务中心全年接收二级单位提交的数智化项目建设需求，信息科技服务中心负责根据学校数智化建设规划，在15个工作日内从技术路线、数据规范、网络安全等方面对二级单位提交的项目建设需求提出初步评审意见，协助二级单位完善项目建设需求。
第十三条 信息科技服务中心负责依据二级单位提交的数智化建设需求及建设预算，组织校内外专家对二级单位提交的数智化项目进行必要性、可行性论证评估工作，并将通过论证的项目纳入年度预算申报范围，同时学校根据网络安全等级保护要求为项目配置等级保护测评预算。
第十四条 二级单位申报数智化项目建设时应向信息科技服务中心提供以下纸质及电子材料：
（一）项目建设考察报告及项目建设预期规划书，若学校已建立过相关项目，现申请对进行项目予以更换的，还须提供原项目使用情况报告、原项目存在的问题、新项目的解决方案等；
（二）项目建设需求书须由二级单位负责人签名确认并加盖二级单位公章，项目涉及多个关联二级单位的，须增加关联二级单位负责人签名及关联二级单位公章。
第十五条 数智化预算申报范围包括：数智化基础硬件（含网络、服务器资源）、数智化系统（含采购成品系统、定制开发系统、信息系统租用、专项信息服务租用）、数智化系统运维服务、已有数智化系统与其他的系统接口实施、信息安全服务等。
第十六条 全校所有数智系统纳入数智化建设经费预算范围；因组织业务不清晰、需求不明确等原因未批复实施的项目，须间隔至少一个自然年，在明确或规则清晰后再行申报。
第十七条 学校数智系统原则上设5年维保期；所有数智系统应按政策法规要求按需编制等保预算；所有系统要按学校统一格式要求提供系统完整培训教材及视频课程，系统操作手册以及系统服务手册。以上要求纳入立项及合同审批，增加相应项目预算。
第四章 项目审批
第十八条 信息科技服务中心负责所有学校数智化项目论证及报批，直接提交领导小组审批，经批准后的项目作为校级数智化项目立项。
第十九条 对于通过审批的数智化项目，由信息科技服务中心负责组织二级单位落实具体建设工作。
第五章 项目准备
第二十条 为高效推进数智化项目实施，学校各单位应按数智化系统建设统一格式要求，全面收集并整理本组织政策法规、目标文化、组织架构、管理制度、政府部门已颁布标准规范，列明本组织业务目录及验收标准，梳理管理流程，提供所有管理台账及表单。
第二十一条 标准是数智系统建设的基础，没有标准化就没有高质量的数智化系统。各数智建设单位需按学校数智标准统一要求，整理本组织数智标准，并按需编制本组织标准规范，以便高质量完成数智化项目建设。
第二十二条 以上项目实施资料经学校信息科技服务中心组织学校各相关部门会审后，统一提交实施单位落实于数智系统中。
第六章 项目实施
第二十三条 数智化项目通过审批后，原则上采用公开招标方式进行采购，由二级单位通过一站式办事大厅向信息科技服务中心发起项目实施工作联系单，审批完成后由信息科技服务中心组织具体实施工作。二级单位有特殊要求需采用非公开招标方式进行采购的，由二级单位通过一站式办事大厅公文请示流程请示领导小组，获批后由信息科技服务中心组织具体实施工作。
第二十四条 数智化项目进入实施阶段后，原则上不再受理项目需求变更事宜，确因政策、制度等非二级单位因素需要进行变更的，由二级单位通过一站式办事大厅公文请示流程请示领导小组，获批后由二级单位根据实际要求进行需求变更。
第二十五条 数智化项目合同签订后，由信息科技服务中心负责项目对接协调、运行环境准备、网络安全监管、技术支持、项目管理等工作；二级单位负责落实具体的业务需求对接、业务功能测试、业务上线计划制定及项目使用反馈工作。
第七章 项目上线
第二十六条 数智化项目完成测试后、正式上线前，由信息科技服务中心负责取消项目承建单位VPN账号等远程访问权限，由二级单位负责回收系统管理员权限并变更管理用户初始登录密码等事项。
第二十七条 数智化项目上线前，须由项目承建单位、二级单位经过严格测试，由项目承建单位整理形成完整的项目设计文档、项目测试报告、项目试运行报告等项目资料由二级单位签名确认。
第二十八条 二级单位通过一站式办事大厅向信息科技服务中心发起上线申请工作联系单，同时提交项目纸质及电子材料。信息科技服务中心收到二级单位提交的项目上线工作单及项目资料后，协同二级单位完成项目上线前的网络安全评估检查工作，其中安全等级保护定级为二级及以上的系统需按法规要求进行网络安全等级保护测评（项目采用租用服务形式的由承建单位提供系统网络安全等级保护证书），测评通过后完成项目上线工作。
第八章 项目验收
第二十九条 在数智化项目承建单位已完成二级单位需求及项目合同要求的情况下，由项目承建单位向二级单位提出项目验收申请，承建单位需提供包括以下项目材料：实施方案、开发文档、数据字典、安装调试报告、测试报告、培训记录、操作手册、运维手册、验收申请单。
第三十条 二级单位经内部讨论同意验收的，由二级单位通过一站式办事大厅向信息科技服务中心发起验收申请工作联系单，同时向信息科技服务中心提交承建单位提供的相关项目材料。
第三十一条 信息科技服务中心接到二级单位项目验收申请后，在10个工作日内完成项目验收会议的组织落实工作。
（一）项目合同金额在50万元以下（含50万元）的由信息科技服务中心组织不少于两名校内外专家进行项目验收。
（二）项目合同金额在50万元以上的由信息科技服务中心组织不少于三名校内外专家进行项目验收。
（三）服务类项目（不纳入学校固定资产）由信息科技服务中心与二级单位组成联合验收小组进行服务验收。
第九章 项目绩效评估
第三十二条 信息科技服务中心负责于每个自然年的12月份对已完成建设的数智化项目开展绩效评估工作，评估指标将主要考察项目各功能模块使用情况、项目功能与业务需求的匹配度、服务效能提升效率、为其他数智化项目提供的延伸支撑服务及项目尚需完善的功能等，二级单位应按年度向信息科技服务中心提交相关使用数据及报告。
第三十三条 信息科技服务中心有权对绩效评估过低的数智化项目开展核查工作，二级单位应配合做好调研和整改工作。
第十章 附则
第三十四条 学校各单位工作使用的非学校建设的数智系统(包括APP、软件小程序)，要求统一报信息科技服务中心备案。
第三十五条 本办法自颁布之日起实施，由学校信息科技服务中心负责解释。学校其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
